PENDAHULUAN
Sebagai makhluk sosial, setiap manusia senantiasa berinteraksi dengan manusia
lainnya, bahkan cenderung hidup berkelompok atau berorganisasi untuk mencapai
tujuan bersama yang tidak mungkin dicapai bila ia sendiri. Interaksi dan kerja
sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut
dengan organisasi. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang
didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas
tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain
mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara
ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita
kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan
istilah “The Organisation Man”.
Dalam setiap organisasi yang diisi oleh sumber daya
manusia, ada yang berperan sebagai pemimpin, dan sebagian besar lainnya
berperan sebagai anggota/karyawan. Semua orang yang terlibat dalam organisasi
tersebut akan melakukan komunikasi. Tidak ada organisasi tanpa komunikasi,
karena komunikasi merupakan bagian integral dari organisasi. Komunikasi ibarat
sistem yang menghubungkan antar orang, antar bagian dalam organisasi, atau
sebagai aliran yang mampu membangkitkan kinerja orangorang yang terlibat di
dalam organisasi tersebut. Efektivitas organisasi terletak pada efektivitas
Komunikasi, sebab komunikasi itu penting untuk menghasilkan pemahaman yang sama
antara pengirim informasi dengan penerima informasi pada semua tingkatan/level
dalam organisasi. Selain itu komunikasi juga berperan untuk membangun iklim
organisasi yang pada akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas
organisasi.
PEMBAHASAN
PERANAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Yang dimaksud dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan
kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan
transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui
media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat
Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator,
pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang
pertama yang mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai
berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa
hasilnya. Sementara Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari
tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi
2) Pengkodean
3) Pesan
4) Saluran
5) Pendekodean
6) Penerima, dan
7) Umpan balik.
Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat
model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan
antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Komunikasi antar
individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan harapan. Harapan ini
kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban untuk
mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat mempengaruhi dan
memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama mewujudkan tujuan
organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang efektif. Apabila
komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi kerja dan kemudian
akan memunculkan kepuasan kerja.
Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana
manajemen [ditinjau dari
aspek kegiatannya, bukan struktur].
1. Tujuan organisasi TIDAK
MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
2. Manajemen TIDAK MUNGKIN
ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jikaada tujuan yang akan dicapai atau
diselesaikan.
Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak
pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
1. Bentuk komunikasi apa
yang terjadi
2. Metode dan teknik apa
yang dipakai
3. Media apa yang dipakai
4. Bagaimana
prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
A. Defenisi
Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi
dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam
suatu lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis
yang putusputus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara
alami; hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi
bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan
lingkungan yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun,
setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi
menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara
anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut
penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
B.
Unit Komunikasi
Suatu sistem
didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu
berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan
itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi
organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam
jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi
adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat
yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar
yang sesuai dengan eadaan orang tsb. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika
seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk
umum tindakan yang terjadi :
1. Penciptaan
pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random
House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk
diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu
tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to
intepret : menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara
tertentu].
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa
yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”.
Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel
adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang mengunjunginya.
C. Proses Komunikasi
dan Jaringan Komunikasi
1. Proses Komunikasi
A.
Komunikasi
Internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai
pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema Internal Audience].
Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL !
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke
pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
v
Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
v
Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan
[lihat contoh skema]
Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak
berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh
terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah
orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan
koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan
organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di
luar organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau
pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan]
dan external public [di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan
Antarpersona [Interpersonal Role]
" Peranan Tokoh [figurhead
role]
" Peranan Pemimpin [leader
role]
" Peranan Penghubung [liaison
role]
2. Peranan Informasional [Informational
Role]
" Peranan
Monitor [monitor role]
" Peranan
Penyebar [disseminator role]
" Peranan
Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional
Role]
" Peranan Wiraswasta [enterpreneur
role]
" Peranan Pengendali
Gangguan [distrurbance handler role]
" Peranan Penentu Sumber [resource
allocator role]
" Peranan Perunding [negotiator role]
B.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience]
1.
" Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif
Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau
majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
2.
" Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi
2.
Jaringan Komunikasi
Menurut De Vito (1997),
jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari
satu orang ke orang lain dalam organisasi. Jaringan organisasi ini berbeda
besar dan strukturnya pada masing-masing organisasi, dan biasanya disesuaikan
dengan kepentingan dan tujuan organisasi tersebut. Secara umum jaringan
komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi Formal
dan
2) jaringan komunikasi Informal.
Dengan kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara
formal dan informal.
1) Komunikasi formal adalah komunikasi yang
terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas telah direncanakan
dan ditentukan dalam struktur organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup
susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen atau tanggung jawab
tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan.Ada tiga bentuk arus
komunikasi dalam jaringan komunikasi formal seperti yang tertera dalam struktur
yakni:
1. Downward communication
(komunikasi ke bawah)
2. Upward communication (komunikasi
ke atas)
3. Horizontal communication (komunikasi
horizontal).
1. Komunikasi
ke Bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir
dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada
bawahan atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan
pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan
kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui kegiatan:
Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum.
Menurut Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk
merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang
timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah
ini dapat diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol,
dalam bentuk surat edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawan/anggota.
2. Komunikasi
ke Atas
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah
ke atas, yakni pesan yang disampaikan oleh para anggota organisasi/ bawahan
kepada pimpinan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran
atau bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan
fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi ke atas ini juga menjadi
saluran bagi para anggota/karyawan untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang
berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan:
pemberian laporan, pemberian saran/pendapat, baik secara lisan,
tertulis atau dengan menggunakan simbol dan gambar.
3. Komunikasi
Horizontal
Komunikasi horizontal atau mendatar terjadi diantara
orang-orang yang mempunyai kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang
disampaikan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling
memberi informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan
untuk mencegah tendensitendensi, selain itu juga dimaksudkan untuk memelihara
keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara;
rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota, dan lain-lain.
2) Komunikasi Informal adalah komunikasi
yang terjadi diantara para anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi,
tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam
komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau secara
horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang
memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut
juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi laporan rahasia
mengenai orang, atau kejadiankejadian di luar dari arus informasi yang mengalir
secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal, grapevine
ini bermanfaat bagi organisasi. .
D.
Fungsi
Komunikasi Dalam Organisasi
Sebuah organisasi akan bubar karena ketiadaan komunikasi. Coba
bayangkan jika komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan tidak akan
tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin
tidak bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya.
Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing orang tidak
dapat mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya
dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya.
Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar
kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi organisasi
maka yang terbayang adalah peranan dan status dari setiap orang dalam
organisasi, karena peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang
berkomunikasi dengan orang lain. Jika jenis dan pembagian pekerjaan
demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan.
Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang
pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama
bawahan. Dalam komunikasi organisasi ini dikenal dengan istilah Downward
communication, Upward communication, dan Horizontal communication.
Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976)
komunikasi mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni:
1) kendali (kontrol/ pengawasan),
2) motivasi,
3) pengungkapan emosional, dan
4) informasi.
Sebenarnya banyak sekali hasil
penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi.
Sedangkan menurut Thayer ada lima
yaitu:
1.
untuk memberi informasi,
2.
membujuk,
3.
memerintah,
4.
memberi instruksi, dan
5.
mengintegrasikan organisasi.
Terakhir Greenbaumn mengemukakan bahwa
fungsinya adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaruan, integrasi,
memberikan informasi dan instruksi.
PENUTUP
Kesimpulan
Dalam
beroganisasi sangat perlu diadakan kumonikasi . selain itu komunikasi di dalam
organisasi dapat menciptakan hal-hal yang positif, seperti :
1. Timbulnya kemahiran dalam bekerja.
2. Timbulnya semangat dalam bekerja.
3. Timbulnya kerja sama.
Oleh karena itu komunikasi mutlak diperlukan demi
tercapainya tujuan organisasi.
Daftar
Pustaka
http://surantasainstechno.blogspot.com/2012/04/makalah-peran-komunikasi-dalam.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar